Woordenlijst · Due diligence

Dataroom (VDR)

Een dataroom is de beveiligde online ruimte waar de verkoper alle due-diligence-documenten gestructureerd ter beschikking stelt aan kopers en hun adviseurs — typisch 200 à 500 documenten in een Benelux-KMO-overname.

Definitie

De dataroom is letterlijk waar de deal staat of valt: koperskant gaat hierin op zoek naar de risico's die de prijs moeten verlagen, en verkoperskant probeert ze zo te organiseren dat ze in context staan. Een goede dataroom is hiërarchisch (Corporate, Financieel, Juridisch, HR, Commercieel, IT, Operations) en bevat een index met alle documenten genummerd.

Goede praktijk: voorbereid in plaats van reactief. Verkopers die hun dataroom pas openen als de LOI getekend is, lopen 6-12 weken extra DD-tijd op en geven kopers de tijd om de zenuwen te verliezen. Een vendor-due-diligence-dataroom die al maanden vóór de LOI klaarstaat verkort het DD-traject naar 4-6 weken en signaleert ernst aan de markt.

Wanneer dit telt

Onvermijdelijk vanaf elke deal boven €500k. VDR-tools als Datasite, Intralinks, Drooms of Firmex kosten typisch €2-8k voor de looptijd van de deal. Voor kleinere deals werkt een streng-geconfigureerde Google Drive of Sharepoint, mits met watermerken en audit log.

Lees: dataroom-checklist voor KMO's

Veelgestelde vragen

Wat moet er minimaal in de dataroom?: Vennootschapsdocumenten (statuten, UBO), financieel (3 jaar jaarrekening, balansen, BTW-aangiften), juridisch (key contracten, geschillen, IP), HR (toparbeidsovereenkomsten), commercieel (top 10 klanten/leveranciers), IT (systemen, security, GDPR-doc), en operationele KPI's.
Wie krijgt toegang?: Doorgaans alleen ondertekende koper(s) na NDA + LOI, plus hun M&A-adviseur, jurist, accountant en eventueel IT-DD-partij. Toegang is gelaagd: financiële DD ziet financiële mappen, juridische DD ziet juridische, etc.
Wat is een vendor-due-diligence-dataroom?: De verkoper laat zelf vooraf een onafhankelijk auditkantoor of M&A-firma een DD doen, levert het rapport in de dataroom en versnelt zo het traject. Vooral nuttig bij competitieve veilingprocessen.
Hoe lang houd ik de dataroom open?: Tot signing. Daarna typisch nog 30-60 dagen voor post-closing-conditions. Bewaar de finale snapshot 5-10 jaar voor eventuele claims onder R&W.

Gerelateerde termen

Letter of Intent (LOI)— Een Letter of Intent is een typisch niet-bindende intentieverklaring waarin koper en verkoper de…
Vendor due diligence— Vendor due diligence (VDD) is een due diligence die de verkoper zélf laat uitvoeren…

Definitie

Veelgestelde vragen

Wat moet er minimaal in de dataroom?

Vennootschapsdocumenten (statuten, UBO), financieel (3 jaar jaarrekening, balansen, BTW-aangiften), juridisch (key contracten, geschillen, IP), HR (toparbeidsovereenkomsten), commercieel (top 10 klanten/leveranciers), IT (systemen, security, GDPR-doc), en operationele KPI's.

Wie krijgt toegang?

Doorgaans alleen ondertekende koper(s) na NDA + LOI, plus hun M&A-adviseur, jurist, accountant en eventueel IT-DD-partij. Toegang is gelaagd: financiële DD ziet financiële mappen, juridische DD ziet juridische, etc.

Wat is een vendor-due-diligence-dataroom?

De verkoper laat zelf vooraf een onafhankelijk auditkantoor of M&A-firma een DD doen, levert het rapport in de dataroom en versnelt zo het traject. Vooral nuttig bij competitieve veilingprocessen.

Hoe lang houd ik de dataroom open?

Tot signing. Daarna typisch nog 30-60 dagen voor post-closing-conditions. Bewaar de finale snapshot 5-10 jaar voor eventuele claims onder R&W.